KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

1. AMAÇ

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVK Kanunu) 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır. KVK Kanunu, kişisel verileri işlenen gerçek kişilerin Anayasa tarafından da korunan özel hayatın gizliliği de dahil olmak üzere gerçek kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülüklerini belirlemek için düzenlenmektedir.

Bu politikanın amacı, (Firmalazım)’ın ilgili kişilere ait kişisel verilerin KVK Kanununa uyumlu bir şekilde işlenmesini ve korunmasını sağlamak için yönetim talimatları, prosedür şartları ve teknik bir politika oluşturmaktır.

2. KAPSAM

Bu politikanın kapsamında, Firmalazım ağına erişen üçüncü kişiler de dâhil olmak üzere Firmalazım'a bağlı çalışanlar bulunmaktadır. Politika, Firmalazım’ın sahibi olduğu ya da Firmalazım tarafından yönetilen, tüm kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik yürütülen faaliyetlerde uygulanmaktadır.

Bu politika, KVK Kanunu ve diğer kişisel verilerin işlenmesine ve korunmasına ilişkin mevzuata dayalı olarak ele alınmış ve hazırlanmıştır.

Firmalazım, tüm çalışanlarının katılımı ve desteğini istemektedir. Firmalazım bünyesindeki tüm çalışanlara, şirket varlıklarını uygun şekilde korumalarını sağlamak için yeterli eğitim ve yardımcı referans materyalleri temin edilecektir.

Bu politika, Firmalazım bünyesinde bulunan herkesin bilmesinin ve sürekli olarak uymasının beklendiği temel kontrol tedbirlerini tanımlamaktadır.

3. TANIM ve KISALTMALAR

Bu bölümde politikada geçen özel terim ve deyimler, kavramlar, kısaltmalar vb. kısaca açıklanır.

3.1. Firmalazım: Firmalazım bağlı ortaklık, iştirak ve iş ortaklıklarıdır.

3.3. Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye ve özgür iradeye dayanarak açıklanan ve veri işleme amacıyla sınırlı olarak verilen onay.

3.4. Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

3.5. Çalışan: Firmalazım Personeli.

3.6. Hizmet Sağlayıcısı: Firmalazım Grubunun hizmet aldığı ve/veya verdiği şirket (tedarikçi, taşeron, müşteri vb.) personeli.

3.7. Kişisel Veri Sahibi (İlgili Kişi): Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

3.8. Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

3.9. Özel Nitelikli Kişisel Veri: Öğrenildiği taktirde ilgili kişinin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikteki bilgiler.

3.10. Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

3.11. Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişidir.

3.12. Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu ve Veri Sorumluları Sicili ‘ne kayıt yaptırmakla yükümlü gerçek veya tüzel kişidir.

3.13. KVK Kurulu: Kişisel Verileri Koruma Kurulu

3.14. KVK Kurumu: Kişisel Verileri Koruma Kurumu

3.15. KVK Kanunu: 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

3.16. Politika: Firmalazım, Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası.

4. ROL VE SORUMLULUKLAR

4.1 Veri sorumlusu

KVK Kanunu uyarınca kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem kişisel verilerin işlenmesi anlamına gelmektedir.

Firmalazım, veri tabanında kayıtlı olan kişisel verilerin, işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyerek, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olup ve Veri Sorumluları Sicili açıldığında veri sorumlusu kaydını gerçekleştirerek kayıtlı veri sorumlusu sıfatına haiz olacağını beyan eder.

4.2 Veri sorumlusu temsilcisi

Firmalazım bünyesinde yer alan tüm iştirakler için Veri Sorumluları Sicili kurulduğu zaman Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt için gerekli olan veri sorumlusu temsilcisi atanması gerçekleştirecek olup işbu kişi tüm kişisel verilerin korunması ve işlenmesi, güvenlik önlemlerinin alınması ve düzenli denetimlerin yapılması faaliyetlerinin yönetilmesi ve yürütülmesinden sorumlu bir uzman olacaktır.

4.3 Veri İşleyen

Firmalazım'ın verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiler (Örneğin; yükleniciler, tedarikçiler gibi)

4.4 Sorumluluk

Kişisel verilerin Firmalazım adına başka bir gerçek veya tüzel kişi tarafından işlenmesi halinde ise veri sorumlusu olarak Firmalazım ile veri işleyen kişiler tedbirlerin alınması konusunda müştereken sorumlu olurlar. Firmalazım; veri sorumlusu olarak, kendisi ile kişisel verilerini paylaşan ilgili kişilere sağladıkları güvenin; iş ortakları, hizmet sağlayıcı, tedarikçi ve yüklenicileri tarafından da aynı şekilde sürdürülmesinin sağlanması için periyodik olarak, veri işleyenlerin gizlilik politikasına uyumunu denetler.

5. HUKUKİ YÜKÜMLÜLÜKLER

KVK Kanunu uyarınca Firmalazım'ın kişisel verilerin korunması ve işlenmesi kapsamında hukuki yükümlülükleri bulunmaktadır. Söz konusu yükümlülükler şu şekilde sıralanmaktadır:

5.1 Aydınlatma yükümlülüğü

Firmalazım, kişisel verilerin toplanması sırasında, ilgili kişiyi aydınlatmak ve; bu kapsamda ilgili kişiye aşağıdaki hususlarda bilgi vermekle yükümlüdür:

• Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,

• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,

• İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,

• Kişisel verileri toplanmanın hukuki sebebi,

• İlgili kişinin hakları.

Firmalazım aydınlatma yükümlülüğü kapsamında; farklı araçlar ile ilgili kişileri kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin bilgilendirecektir. Ayrıca Firmalazım kamuoyuna açık politikaların kişisel veri sahipleri tarafından anlaşılabilir olmasına önem vermektedir. Firmalazım internet sayfalarındaki üyelik ve gizlilik sözleşmesinde yukarıda ifade edilen hususlara ilişkin bilgiler yer almaktadır.

İlgili Kişilerin ne şekilde bilgilendirileceğine dair hangi araçların kullanılacağı iç politikalar ile belirlenmiştir.

5.2 Bilgilendirme yükümlülüğü

KVK Kanunu 11. maddesi uyarınca, kişisel verinin temin edildiği ilgili kişinin kişisel verilerinin korunmasına ilişkin hakları (Bölüm 11) belirtildiği gibidir. KVK Kanunu 13. maddesi uyarınca Firmalazım söz konusu haklara ilişkin iletilen talepleri değerlendirerek; İlgili Kişileri bilgilendirmekle yükümlü olup işbu bildirim yasal mevzuat kapsamında belirlenen süre içinde gerçekleştirilecektir.

Söz konusu talepler, İlgili Kişiler tarafından yazılı olarak veya KVK Kurulu tarafından belirlenecek diğer yöntemlerle Firmalazıma iletilmelidir. Firmalazım, Kurulun bu konudaki kararına aykırılık teşkil etmemek üzere İlgili Kişi’ye başvuru konusunda daha fazla olanak sağlamaya çalışır.

5.3 Veri güvenliğini sağlama yükümlülüğü

Firmalazım'ın veri sorumlusu sıfatıyla, KVK Kanunu 12. maddesinden kaynaklı, veri güvenliğine ilişkin yükümlülükleri işbu Politika’nın 10. bölümde belirtilmektedir.

5.4 Veri Sorumluları Siciline kaydolma yükümlülüğü

Firmalazım, KVK Kanunu 16. maddesi uyarınca, KVK Kurulu tarafından belirlenen ve ilan edilen süre içinde Veri Sorumluları Siciline kayıt yaptırmakla yükümlüdür.

KVK Kanunu 16/3 maddesi uyarınca; işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi KVK Kurulu tarafından belirlenecek objektif kriterler göz önünde bulundurularak, sicile kaydolma zorunluluğuna getirilecek istisnalara göre iştiraklerden bir kısmı için istisna getirilebilir.

6. KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI

6.1 Kişisel veriler

KVK Kanunu kişisel verileri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlamaktadır. Bu bağlamda, kişinin verilerinin belli veya belirlenebilir olması (bir başka bilgi ile bir araya getirildiğinde kişiye ulaşılması) gerekmektedir. Bir kişinin adı, soyadı, doğum tarihi ve yeri, kimlik, sosyal güvenlik numarası, telefon numarası, adresi, görüntüleri, ödeme bilgileri, sağlık bilgileri ve benzeri bilgiler kişisel veri tanımına girmektedir.

Kişisel Verilerin Korunması’nın konusu verisi işlenen gerçek kişiler olup, tüzel kişiler kapsam dışında bırakılmıştır. Bu nedenle, bir tüzel kişinin sicil numarası, ticaret unvanı ve sicil bilgileri gibi içerisinde gerçek kişiye ait bilgi içermeyen bilgiler, KVK Kanunu gereği kişisel veri olarak korunmamaktadır.

6.2 Özel nitelikli kişisel veriler

Özel nitelikli kişisel veriler; öğrenildiği taktirde ilgili kişinin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikteki bilgiler olup; KVK Kanunu 6. maddesinin 1. fıkrasında şu şekilde sayılmaktadır: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi, veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf yada sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti, ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. Özel nitelikli kişisel verilerin kanunda açıkça yetki verilen durumlar dışında ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.

Bu kapsamda; Firmalazım tarafından bu tür kişisel veriler Kanun gereği işlenmesi gereken durumlar dışında işlenmez veya ilgilinin açıkça rızası alınarak KVK Kanunu 6. maddesi uyarınca belirtilen şartlara uygun olarak işlenir.

7. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ POLİTİKASI

7.1 Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin uyulacak ilkeler

Toplanan tüm kişisel veriler, KVK Kanunu 4. maddesinde sayılan ilkelere uygun ve 5. ve 6. maddelerinde belirtilen şartlar ile uyumlu bir şekilde işlenmelidir. Firmalazım, KVK Kanunu 4. maddesi uyarınca; kişisel verilerin işlenmesi konusunda hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar güderek, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde kişisel verileri işlemekle sorumludur.

Bu demektir ki;

• Firmalazım kişisel verilerin işlenmesi sırasında kanunların ve diğer hukuki düzenlemelerin öngördüğü ilkelere uygun şekilde hareket etme mecburiyetindedir.

• Firmalazım dürüstlük kurallarına uygun olmanın gereği kişisel verilerin işlenmesi sırasında şeffaf olmalı, bilgilendirme ve aydınlatma yükümlülüğüne uymalıdır.

• Firmalazım kişisel verilerin meşru ve hukuka uygun sebeplerle, yani ancak yasal olarak açıkça belirli ve hukuka uygun olan sınırlı amaçlarla işlemelidir.

• Firmalazım kişisel verileri yürütmekte olduğu faaliyetlere bağlı olarak işlemelidir.

• Firmalazım kişisel verileri gerekli olduğu ölçüde işlemelidir. Bu kapsamda orantılık ilkesi dikkate alınmalıdır ve kişisel veriler amacın gerektirdiği dışında kullanılmamalıdır. Ayrıca amaca ulaşmayı sağlayacak ölçü aşılarak ihtiyaç olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmalıdır.

• Firmalazım kişisel verileri, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmelidir (bkz. 9. Bölüm) ve bu sürenin sona ermesine rağmen, herhangi bir gerekçe ile bu verileri anonim hale getirmeden saklamamalıdır.

7.2 Firmalazım'ın kişisel verileri işleme amaçları

Firmalazım kişisel verileri KVK Kanunu 5 ve 6. maddeleri ile uyumlu olarak bu ve benzeri amaçlar için işlemektedir:

• Kişisel ve iletişim verileri: Adı- soyadı, telefon, e-mail bilgileri siteye kullanıcı kayıt ve iletişim amaçlı kullanılmaktadır.

• Demografik, Site ve Uygulama Gezinim Verileri ve Diğer veriler: kullanıcıların ilgi alanlarını tanımlayarak toplanan verilerin iş geliştirme, pazarlama, iletişim gibi operasyonel faaliyetlerin yürütülmesi ve geliştirilmesi ile birlikte kullanıcı deneyimini arttırarak daha iyi hizmet vermek için kullanılmaktadır.

• Konum verileri: Kullanıcı firmalazim.com mobil uygulamalarını kullanırken; kullanıcının izin vermesi halinde kullanılır. Kullanıcıların hassas veya yaklaşık konumları ile ilgili verileri kapsar. Kullanıcı özelinde lokasyon bazlı tanıtım ve bilgilendirme yapılmaktadır.

Yukarıda ifade edilen veri bazlı amaçlar dışında genel olarak aşağıda belirtilen hususlar içinde veri toplanmaktadır.

Firmalazım üyelerine yayınlar göndermek,

• Firmalazım üyelerine elektronik posta ile bülten göndermek ya da bildirimler de bulunmak,

• Firmalazım üyesi yada kullanıcıların sorularını cevaplamak ve etkin bir müşteri hizmeti sunmak,

• Firmalazım üyelerine yeni hizmetler hakkında bilgi vermek,

• Firmalazım veya işbirliği içinde olduğu kişiler tarafından doğrudan pazarlama yapmak,

• Firmalazım üyelerine gerektiğinde temas kurmak,

7.3 Kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesinin sağlanması

• Firmalazım, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için aşağıdaki teknik tedbirleri almak,

o Kişisel verilerin Kanun’a uygun bir şekilde işlenmesi ve depolanması için şirket içi organizasyonu yapmak,

o Kişisel verilerin depolanacağı veri tabanlarının güvenliğini sağlamak için teknik altyapıyı oluşturmak,

o Oluşturulan teknik alt yapının ve süreçlerin denetlenmesini sağlamak,

o Alınan teknik önlemlerin ve denetim süreçlerinin raporlanmasına ilişkin prosedürler belirlemek,

ile yükümlüdür.

• Firmalazım, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için aşağıdaki idari tedbirleri alır:

• Firmalazım, çalışanlarını kişisel verilerin hukuka uygun bir şekilde korunması ve işlenmesine ilişkin bilgilendirmek ve eğitmek,

• Firmalazım, şirket çalışanları ile yapmış olduğu sözleşmelerde, belgelerde veya politikalarda, şirket çalışanları tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesi durumlarında alınacak tedbirleri kayıt altına almak,

• Firmalazım birlikte çalıştığı veri işleyicilerinin ve ortaklarının kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerini denetlemek.

8. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI POLİTİKASI

8.1 Yurtiçinde kişisel verilerin aktarımı:

Firmalazım kişisel verilerin aktarılması konusunda KVK Kanununda öngörülen ve KVK Kurulu tarafından alınan karar ve düzenlemelere uygun bir şekilde hareket etmekle yükümlüdür. Firmalazım tarafından ilgililere ait kişisel veriler ve özel nitelikli veriler ilgili kişinin açık rızası olmadan başka gerçek kişilere veya tüzel kişilere aktarılamaz. Şu kadar ki, KVK Kanunu ve diğer Kanunların zorunlu kıldığı durumlarda ilgilinin açık rızası olmadan da veriler mevzuatta öngörülen şekilde ve sınırlarla bağlı olarak yetkili kılınan idari veya adli kurum veya kuruluşa aktarılabilir. Ayrıca, KVK Kanunu’nun 8. maddesinde öngörülen şekilde 5. maddenin 2. fırkasında (örn: bir sözleşmenin kurulması veya ifası için zorunlu olması ya da hukuki bir yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi gibi) veya özel nitelikli kişisel veriler için 6. maddenin 3. fıkrasında öngörülen durumlarda ilgilinin rızası olmaksızın da aktarılabilir. Firmalazım, kişisel verileri Kanunda öngörülen şartlara uygun olarak ve gerekli tüm güvenlik önlemlerini alarak Türkiye’de bulunan üçüncü kişilere aktarabilir.

8.2 Yurtdışına kişisel verilerinizin aktarımı:

Firmalazım, kişisel verileri Türkiye’de üçüncü kişilere aktarabileceği gibi, Türkiye’de işlenerek veya Türkiye dışında işlenip muhafaza edilmek üzere, yurt dışına da aktarabilir. KVK Kanununda belirtilen kişisel verilerin aktarımına ilişkin açık rızanın aranmadığı istisnai durumlarda, rızasız işlenme ve aktarma şartlarına ek olarak, verinin aktarılacağı ülkede yeterli korumanın bulunması şartı aranmaktadır. Yeterli korumanın sağlanıp sağlanmadığını KVK kurulu belirleyecek olup; yeterli korumanın bulunmaması durumunda ise, hem Türkiye’deki hem de ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve KVK Kurulunun izninin bulunması gerekmektedir.

8.3 Hangi kişi/kuruluşlara aktarım yapılmaktadır?

Yetkili kurum ve kuruluşlar :

Kamu tüzel kişileri ile ilgili mevzuatları kapsamında talep ettikleri bilgiler 8.1 maddesi uyarınca paylaşılır.

Bölüm 7.2’de belirtilen amaçlarla, kişisel verilerin aktarılabileceği diğer kişi veya kuruluşlar ise şunlardır; her türlü kişisel verilerin muhafazası, yetkisiz erişimlerin önlenmesi ve hukuka aykırı olarak işlenmelerini önlemek gibi veri güvenliği tedbirlerinin alınmasında Firmalazım ile müşterek ve müteselsil sorumlu olmak üzere bağlı ortaklıklar ve/veya doğrudan/dolaylı yurtiçi/yurtdışı iştirakler ile Firmalazım olarak faaliyetleri yürütmek üzere ilgili sözleşmeler kapsamında hizmet alınan, işbirliği içinde olunan, program ortağı olan yurt içi/yurt dışı kuruluşlar ve diğer 3. kişilerdir.

8.4 Kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarılmasına ilişkin Firmalazım tarafından alınan tedbirler:

• Teknik açıdan alınan tedbirler:

• İşlenen ve aktarılan ya da aktarım sonucu alınan kişisel verilerin, Firmalazım bünyesinde yer alan farklı iştiraklerce, söz konusu iştirakler bünyesi içinde yer alan farklı departmanlarca, ve Firmalazım’nun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişilerce, yetkisiz erişim ve kullanımını engelleyecek tedbirleri alır.

• İdari açıdan alınan tedbirler:

• Firmalazım, bünyesinde yer alan farklı iştiraklerce, söz konusu iştirakler bünyesi içinde yer alan farklı departmanlarca, ve Firmalazım’ın verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişilerce, kişisel verilere erişimin ne şekilde ve hangi işleme amacı doğrultusunda kimlere verilmesi gerektiğine ilişkin iç politikalar oluşturulmuştur.

9. KİŞİSEL VERİLERİN MUHAFAZASI POLİTİKASI

9.1 İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme

Firmalazım, KVK Kanunu 7. maddesi ve Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesi uyarınca işlediği kişisel verileri yalnızca ilgili mevzuatta öngörülen veya mevzuatta bir süre öngörülmemiş ise kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza eder. Tutulan veriler verinin tutulma amacı sona erdikten sonra silinecek olup ortalama olarak 2 yıl belirlenmekle birlikte mevzuatsal olarak daha uzun süre öngörülen veriler mevzuatta belirtildiği süreyle sistemde kalmaya devam edecektir.

Bu sebeple her bir kişisel veri için ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süreye ilişkin farklı bir muhafaza süresi geçerli olabilmektedir. Örneğin Vergi Usul Kanunu 253. maddesi uyarınca defter ve vesikalar 5 yıl süre ile muhafaza edilmelidir.

Diğer bir örnek ise Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik uyarınca, kişisel verilerin pazarlama veya tanıtım amaçları için kullanılacağına ilişkin ilgili kişi onayının geri alındığı durumlarda, kişisel verilerin kayıtları bu tarihten itibaren 1 yıl saklanmalıdır. Ticari elektronik iletinin içeriği ve gönderiye ilişkin diğer her türlü kayıt ise gerektiğinde ilgili bakanlığa sunulmak üzere 3 yıl saklanacaktır.

Diğer yandan, bir veri birden fazla amaç için de işlenmiş olabilir ve böyle bir durumda ilgili verinin işlenmesine neden olan tüm nedenler ortadan kalktığında ilgili veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilerek muhafaza edilir.

9.2 Kişisel verilerin muhafazasına ilişkin Firmalazım tarafından alınan tedbirler

KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olan kişisel veriler, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde resen veya ilgili kişinin talebi üzerine Firmalazım tarafından, bu verilerin hiçbir şekilde kullanılmayacak ve geri getirilmeyecek şekilde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekmektedir. Kişisel verilerin hukuka uygun olarak yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esaslar KVK Yönetmeliği’nde belirtilecek ilke ve kurallara uygun şekilde yerine getirilecektir.

• Teknik açıdan alınan tedbirler :

o Firmalazım tarafından kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonimleştirilmesine ilişkin gerekli sistemler ve denetim mekanizmaları oluşturulur.

• İdari açıdan alınan tedbirler:

o Firmalazım verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişileri kişisel verilerin hukuka uygun bir şekilde muhafazasına ilişkin bilgilendirmek ve farkındalık yaratmak; aynı zamanda bu kişilerle akdedilen sözleşmeler çerçevesinde kişisel verilerinin hukuka uygun şekilde muhafaza edilmesine ve silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin önlemleri almalarını sağlar.

o Firmalazım, verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişilerinin yürüttüğü kişisel verilerin muhafazası faaliyetlerini denetlemekle sorumludur.

10. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ POLİTİKASI

10.1 Firmalazım'ın veri güvenliğine ilişkin yükümlülükleri

KVK Kanunu’nun 12. maddesi uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla Firmalazım veri güvenliğine ilişkin yükümlülükleri şu şekildedir:

• Kişisel verilerin;

• hukuka aykırı işlenmesini önlemek,

• hukuka aykırı erişimi önlemek,

• muhafazasını sağlamak,

için her türlü teknik ve idari tedbir almak,

• Kuruluşu içinde gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmak,

• Kendisi adına kişisel verileri işleyen kişilerin veya organlarında görev alan yetkililerin görevlerinden ayrılsalar dahi, görevleri sırasında öğrendikleri kişisel verileri kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklamaması ve işleme amacı dışında kullanmaması için gerekli önlemleri alır,

• İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından ele geçirilmesi halinde ilgilisine ve Kurul’a bildirmektir.

10.2 Firmalazım'ın veri güvenliğine ilişkin aldığı tedbirler

Kişisel verilerin güvenliğine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirilmesi açısından ve güvenliğin risk teşkil ettiği durumlarda hızlı bir şekilde hareket edilmesi adına, Firmalazım aşağıda sıralanmış olan tedbirleri alır:

10.2.1. Kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınan teknik ve idari tedbirler.

Kişisel verinin işlenmesi, aktarılması ve muhafaza edilmesine ilişkin ilgili bölümlerde alınması gereken teknik ve idari tedbirler sayılmıştır. Firmalazım bu tedbirleri eksiksiz olarak almak ve hukuka aykırı erişimi engellemekle yükümlü olduğu halde; yine de üçüncü kişilerin kişisel verilere hukuka aykırı erişimi söz konusu olmuş ise; kişisel verilerin korunmasına ilişkin ilgili mevzuata ve Kurul kararlarına uygun şekilde ilgililerin zarar görmemesi için teknik ve idari tüm tedbirleri alır.

10.2.2. Kişisel verilerin korunması konusunda alınan tedbirler ve bunların denetimi.

Şirket bünyesinde kullanılmakta olan veri kayıt sistemlerinin KVK Kanunu ve ilgili mevuzata uygun şekilde oluşturulduğu ve kullanıldığı periyodik olarak takip edilerek denetlenir ve bu konuda yetkili kılınan kişi veya kurula raporlama yapılır.

Firmalazım, verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişileri kişisel verilerin hukuka uygun bir şekilde korunmasına ilişkin bilgilendirmek ve farkındalık yaratmak; aynı zamanda bu kişilerle akdedilen sözleşmeler çerçevesinde kişisel verilerinin hukuka uygun şekilde korunmasına yönelik hükümler belirlemekle yükümlüdür.

10.2.3. Kişisel verilerin yetkisiz bir şekilde ifşası durumunda alınacak tedbirler.

Firmalazım, kişisel verilerin yetkisiz bir şekilde ifşasının engellenmesine yönelik tedbirler almakla ve buna ilişkin iç politika oluşturmakla yükümlüdür. Buna ek olarak, söz konusu durumlarda Firmalazım, veri sorumlusu olarak, kişisel verileri yetkisiz bir şekilde ifşa edilen kişileri ve KVK Kurulunu bilgilendirmekle yükümlüdür.

11. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI

11.1 Kişisel verilere erişim hakkı

İlgili kişilerin bir ücrete tabi olmadan kişisel verilerine erişim hakkı bulunmaktadır. Bu nedenle Firmalazım ilgili kişiye;

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme;

• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme;

• Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;

• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme isteğinde bulunma hakkı.

11.2 Kişisel verilerini değiştirme veya sildirme hakkı:

İlgili kişilerin bir ücrete tabi olmadan kişisel verilerini değiştirme veya sildirme hakkı bulunmaktadır. Bu kapsamda;

• Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme;

• Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme;

• Yukarıda bahsedilen düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;

• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhe bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme.

11.3 Kişisel verilerin güncelliğinin sağlanması:

KVK Kanunu uyarınca kişisel verilerinizin doğru ve gerektiğinde güncel olmasını sağlama yükümlülüğümüz bulunmaktadır, bu sebeple kişisel verilerinizin doğru ve güncel tutulması açısından lütfen bize durumunuzdaki değişiklikleri ( [email protected] ) bildiriniz.

11.4 İlgilinin başvurusu ve başvurunun değerlendirilmesi:

İlgili kişiler Firmalazım tarafından işlenen kişisel verilere en kısa sürede erişimi sağlamak adına ve yukarıda belirtilen hakların kullanılmasına yönelik Firmalazıma talepte bulunabileceklerdir. Firmalazım bu erişim taleplerini karşılamak adına gerekli başvuru kanallarını oluşturur. Başvurular en kısa sürede ve her halükarda KVK Kanununda öngörülen süre içerisinde cevaplandırılır.

İlgili kişiler Firmalazım tarafından açıklanacak ve yasal altyapısı sağlandığında Veri Sorumluları Sicilinde ilan edilecek temsilciye başvurmalılar. Veri sorumlusu temsilcisi, kişisel verilerin işlenmesi ve korunması ile ilgili talepleri niteliğine göre en kısa sürede ve her halükarda en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak veya Kurul tarafından ücrete ilişkin yayınlanacak tarifedeki koşulların oluşması durumunda tarifedeki ücreti karşılığında sonuçlandıracaktır.

Bu sürenin başlayabilmesi için ilgili kişiler tarafından yapılan talepler yazılı veya KVK Kurulunun belirlediği diğer yöntemlerle veri temsilcisine gönderilmelidir ve ayrıca veri sahibinin kimliğini tespit edici belgelerde eksiksiz bir şekilde iletilmelidir. Kurul tarafından bir yöntem belirleninceye kadar yapılacak başvuruların yazılı olarak yapılması gerekmektedir. İlgilice yapılacak başvuru sırasında ilgilinin hangi hakkını kullandığını açıkça belirtmesi ve varsa bilgi ve belgeleri ile Firmalazım’ın 229/1 sok. No:2 D:2 Bornova/İzmir kurumsal adresine iadeli taahhütlü mektup yoluyla göndermesi gerekmektedir.

İlgili kişi tarafından yapılan talepler veri sorumlusu temsilcisi tarafından kabul veya gerekçesi açıklanarak reddedilir ve yazılı veya elektronik ortamda cevap bildirilir. Başvurunun kabul edilmesi halinde Firmalazım tarafından gereği yerine getirilir ve Firmalazım'ın hatasından kaynaklanması halinde alınan ücret ilgili kişiye iade edilir. Kişisel verilerinin işlenmesi/değiştirilmesi/silinmesi talebine ilişkin bazı durumlarda hukuki yükümlülüklerden dolayı veya KVK Kanunu madde 5 ve 6 uyarınca belirlenmiş diğer nedenler doğrultusunda talebe olumlu yanıt verilmemektedir. Bu durumda verilecek ret cevabında sebepleri ayrıntılı bir şekilde gerekçelendirilerek hukuki dayanağı bildirilecektir.

Başvurunun Firmalazım tarafından reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hallerinde; ilgili kişinin cevabı öğrendiği tarihten itibaren 30 gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde KVK Kuruluna şikayette bulunma hakkı bulunmaktadır.

12. ÇEREZ POLİTİKASI

Bu çerez uygulamaları politikası; Firmalazım tarafından veya onlar adına yürütülen web siteleri ve Mobil Platformlar, üçüncü parti programlar veya web siteleri üzerinden erişilen, kullanılan platformlar için geçerlidir.

Amaç unsuru: Çerez bir internet sitesinin düzgün bir şekilde çalışması, kullanıcı deneyiminin iyileştirilmesi, sitenin geliştirilmesi ve optimize edilmesi, daha uygun, ilgiye dayalı reklam sunma, ziyaretçiler için ilgi çekici ve kişiselleştirilmiş bir web sitesi/uygulama ve reklam portföyü sunmak amacıyla cihazlara (bilgisayar, telefon, tablet) yerleştirilen küçük veri parçacıklarıdır.

Çerez Türleri: Çerezler farklı sınıflandırma türlerine göre farklı türlerde görünebilirler. Oturum çerezleri olarak adlandırılan çerezler web sitesinden ayrılana dek cihazlarınızda tutulan geçici çerezleri ifade eder. Kalıcı çerezler ise cihazınızın sabit diskinde uzun süreler kalan türde çerezlerdir.

Zorunlu çerezler web sitesinin düzgün bir şekilde çalışabilmesi ve kullanıcıların sitede gezinme ve özelliklerinden yararlanmasını sağlar. Zorunlu çerezler anonim niteliktedirler.

İşlevsel ve Analitik çerezler tercihlerinizi hatırlamak, internet sitesinin etkin şekilde kullanılması, sitenin kullanıcı isteklerine cevap verecek şekilde optimize edilmesi ve ziyaretçilerin siteyi nasıl kullandığı hakkında verileri içerir. Niteliği gereği bu türdeki çerezler kullanıcı adı vb. kişisel bilgilerinizi içerebilir.

Ticari çerezler ise ilgi alanlarınız ve seçimleriniz doğrultusunda hedeflediğiniz ürün/içerik’e benzer nitelikli olanların sunulması ve daha gelişmiş, kişiselleştirilmiş bir reklam politikası sunarak kullanım deneyiminizi artırmaya yarar.

Yukarıda ifade edilen oturum, kalıcı, işlevsel ve analitik ve ticari çerezlerin arka planda tutulma süresi yaklaşık 2 ay olup şahıs internet tarayıcısı ayarlarından bunda gerekli ayarlamaları yapılabilir. İşbu ayarlardan kaldırılma işlemi internet tarayıcısı bazlı değişebilmektedir.

Üçüncü Parti Çerezler: Firmalazım web siteleri/mobil uygulamaları/mobil web siteleri üçüncü parti güvenilir, tanınmış reklam sağlayıcılarıyla çalışmaktadır. Üçüncü parti sağlayıcılar size özel reklamları sunabilmek için kendi çerezlerini yerleştirmektedirler. Üçüncü parti tarafından yerleştirilen çerezler web sitelerde ziyaretçilerin gezinme bilgilerini toplar, işler ve nasıl kullandıklarını analiz eder.

Çerez İzinleri: Firmalazım web siteleri/mobil uygulamaları/mobil web siteleri’ni kullanarak çerezlerin “ÇEREZ POLİTİKASI“ kapsamına uyumlu şekilde kullanılmasına onay vermiş olursunuz.

Çerezlerin kullanımı hakkında bilgilendirme Firmalazım web siteleri/mobil uygulamaları/mobil web siteleri’ne yapılacak ilk ziyarette açılır pencere ile verilecektir. Bu pencereyi kapattığınızda kabul etmiş sayılacaksınız. Yukarıdaki çerez türleri başlığındaki son paragrafta ifade edildiği şekilde çerez kullanımından çıkma yapılabilmektedir.

Çerez Yönetimi: Çerezleri devre dışı bırakana kadar depolanmış olan çerez verilerini temizleyebilirsiniz. Bu ayarların yeri kullandığınız tarayıcıya göre değişmektedir. Tarayıcınızdaki "Yardım" fonksiyonunu kullanarak ilgili ayarların yerini bulabilirsiniz.

Bazı çerezleri kabul etmediğiniz durumlarda, internet sitemizin bazı işlevlerini kullanamayacağınızı yahut düzgün görüntüleyemeyeceğinizi göz önünde bulundurunuz.

13. DOKÜMANIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

İşbu veri politikası KVK Kanunu kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğü ile birlikte kişisel verileri bulunan kullanıcılara bildirilecek ve Firmalazım’a bağlı sitelerde de yayınlanacaktır.

14. GÜNCELLEME PERİYODU

Şirketin ekonomik ve ticari kararı veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu ilke kararları doğrultusunda değişiklik yapılması durumunda işbu durum verileri kayıt altına alınan üyelerimize kayıt oldukları yol ile bildirilecektir.

15. YÜRÜRLÜK

İşbu veri politikası yayınlandığı tarihte yürürlüğe girer ve internet sitesinden kaldırılana kadar yürürlükte kalmaya devam eder.